Offentlig upphandling omsätter varje år hundratals miljarder kronor och styrs av ett strikt och komplext regelverk (LOU – Lagen om offentlig upphandling). För att säkerställa att skattemedel används rätt krävs en enorm mängd administration. Inköpsassistenter och upphandlingssamordnare inom kommuner och regioner har lagt oändliga timmar på att sammanställa förfrågningsunderlag, kontrollera att inkomna anbud uppfyller alla formella krav och administrera utvärderingsmatriser. Det är ett arbete där minsta formella fel kan leda till att hela upphandlingen måste göras om efter en överprövning.
AI som expert på LOU och anbudsgranskning
Eftersom offentlig upphandling är extremt strukturerad och regelstyrd, är det en idealisk miljö för artificiell intelligens. Idag kan AI-system läsa igenom tusensidiga anbudsdokument på några minuter. Systemet kontrollerar automatiskt att alla tvingande krav (skall-krav) är uppfyllda, att alla intyg är giltiga och att prissättningen är logisk. AI:n kan dessutom jämföra anbuden mot historisk data för att upptäcka tecken på priskarteller eller onormalt låga anbud som kan tyda på osunda arbetsvillkor. Den mänskliga assistentens roll som formell granskare tas över av ett system som inte kan missa en detalj.
Konsekvenser för den offentliga administrationen
Automatiseringen av upphandlingsprocessen innebär att kommuner och regioner kan genomföra komplexa inköp med en bråkdel av den administrativa personalstyrka som krävdes tidigare. Detta ses som en stor vinst i tider av strama kommunala budgetar. Men för de anställda assistenterna och handläggarna innebär det att kraven på deras kompetens höjs dramatiskt. De enkla, kontrollerande arbetsuppgifterna försvinner, och det finns inte längre utrymme för renodlad administrativ support inom upphandlingsenheterna.
Hur upphandlingsassistenter kan ställa om
Upphandlingsassistenter måste höja sin kompetens och bli strategiska upphandlare (Strategic Buyers). Fokus måste flyttas från formell dokumentkontroll till marknadsanalys, leverantörsdialog och innovationsupphandling. En AI kan kontrollera att kraven är uppfyllda, men den kan inte föra en tidig dialog med marknaden för att förstå vilka nya, miljövänliga tekniker som finns tillgängliga, eller förhandla fram komplexa partnerskap (som innovationspartnerskap). Genom att fokusera på affärsmässighet, hållbarhetskrav och strategiskt samarbete med näringslivet kan man säkra sin relevans inom den offentliga sektorn.